مطلوب سكرتيرة تنفيذية للعمل في شركة تجارة بأبوظبي

تعلن شركة تجارة عامة رائدة في أبوظبي عن حاجتها لتعيين سكرتيرة / مساعدة إدارية للانضمام إلى فريق العمل. تقع الشركة في قلب العاصمة، وتعمل في قطاع التجارة العامة، مما يتطلب مهارات تنظيمية عالية وقدرة على التعامل مع المهام الإدارية المتعددة. نبحث عن شخصية مهنية قادرة على إدارة المكاتب بكفاءة، وتنفيذ مهام السكرتارية التنفيذية بدقة وموثوقية.

المهام والمسؤوليات:

• إدارة المكالمات الواردة والصادرة، وتحويلها إلى الإدارات المختصة بشكل احترافي.
• تنظيم المواعيد والجداول الزمنية للمديرين، ومتابعة الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• إعداد وتحرير المراسلات التجارية والتقارير الإدارية والعقود المبدئية.
• أرشفة الوثائق والمستندات الهامة، وصيانة نظام إدارة المستندات الإلكتروني.
• التنسيق مع الإدارات المختلفة لضمان انسيابية العمل وتنفيذ المهام اليومية.
• استقبال الزوار والعملاء، وتقديم الدعم الإداري اللازم لأعضاء الفريق.
• الإشراف على توفير اللوازم المكتبية وإدارة المخزون البسيط.

الشروط والمتطلبات:

• خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية أو المساعدة الإدارية، ويفضل في قطاع التجارة العامة.
• إجادة استخدام حزمة مايكروسوفت أوفيس (خاصة Word وExcel وOutlook) وأنظمة إدارة المكاتب.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة العربية، ومعرفة جيدة باللغة الإنجليزية.
• القدرة على العمل تحت ضغط وتنظيم الأولويات بشكل مستقل.
• مهارات عالية في التوثيق والمراسلات التجارية وحفظ الأسرار المهنية.
• الإقامة في أبوظبي أو القدرة على الانتقال إليها.

نصائح للتقديم الناجح:

• ركز في سيرتك الذاتية على إبراز خبراتك في إدارة المكاتب والمراسلات التجارية، واذكر أمثلة ملموسة عن تنظيم الجداول.
• تأكد من تحديث بيانات التواصل الخاصة بك، وأرفق خطاب تعريفي مختصر يوضح دوافعك للعمل في شركة تجارة عامة.
• اجعل سيرتك الذاتية منظمة وسهلة القراءة، مع تسليط الضوء على المهارات اللغوية والتقنية المطلوبة.
• جهز نفسك للمقابلة بالإجابة عن أسئلة متعلقة بإدارة الوقت وحل المشكلات، وقدم أمثلة من تجاربك السابقة.